Șapte sfaturi utile pentru protecția datelor personale

protecie date personale

Internetul nu mai e ce a fost odată, sau de fapt, e mai bun, conține mai multe informații, dar și mai multe pericole. Pericolele sunt colosale atunci când este vorba despre datele noastre personale. Se știe că dacă e musai să îți dezvălui pe internet identitatea sau alte date relevante vieții tale private, e bine să o faci într-un mod cât mai sigur cu putință și doar dacă este extrem de important pentru activitatea ta online. 

Odată ce ți-ai pierdut datele, sunt pierdute definitiv. Cel mai bine te protejezi prin utilizarea unui NDA (”Non-disclosure Agreement) sau pe românește, printr-un ”Acord de Confidențialitate”. Practic, este un contract legal care interzice divulgarea sau utilizarea datelor protejate fără permisiune, exact cum menționează și colega noastră, Andrada Mocanu, în acest articol.

Chiar și așa, acel acord poate fi oricând încălcat și riști să te trezești în postura principală în care nu prea găsești o cale de ieșire. Tocmai din acest motiv ți-am pregătit șapte tips and tricks pentru o mai bună utilizare a datelor tale personale, fără a mai risca să ajungă pe piața neagră sau pe vreun site ciudat. 

Urmărește și video-ul.

1. Orice informație sensibilă/confidențială trebuie să fie intitulată fix așa 

Pentru tine poate este clar că acele date sunt confidențiale, însă cel care le primește s-ar putea să nu știe cât de valoroase sunt de fapt acestea. Mai bine menționezi în subiectul mail-ului sau undeva într-o notă de subsol acest detaliu, pentru ca persoana respectivă să aibă grijă. Același lucru se aplică și în situația în care îi înmânezi cuiva fizic un document, doar că atunci ai ocazia de a-i spune personal că acea informație trebuie să fie folosită în conformitate cu acordul încheiat. 

Important este și să separi informația confidențială de cea neconfidențială, pentru a nu risca să le încurci. 

Citește și: Cum ne asigurăm securitatea în tranzacții printr-un acord de confidențialitate?

2. Păstrează și o copie fizică a documentelor, nu doar una virtuală 

Documentele virtuale se transferă mult mai ușor, plus că le poți edita oricând. E convenabil. La fel de convenabil este și pentru cei care doresc să pună mâna pe acele documente. Din acest motiv este bine să ai o copie fizică, pentru că este mult mai greu să ajungă pe mâini greșite.

Dacă ai o întâlnire e mult mai bine să înmânezi personal documentele importante, pentru că nu se știe niciodată cum ai trimis un mail greșit sau cum i-a fost spartă colegului de muncă căsuța de e-mail.

3. Păstrează o listă cu numele celor cărora le-ai împărtășit informații importante 

Poate pare extra, dar la 12 noaptea când o să te plimbi prin casă frământat de acele mail-uri ciudate în care se regăsesc informații importante pentru tine, o să îți mulțumești că ai ținut pasul cu această ”ordine” a lucrurilor și o să îți fie foarte ușor să depistezi când și cui i-ai trimis acele date. Astfel, se restrânge cercul de suspecți și e mai ușor să arunci săgeata într-un punct fix. În plus, poate fi folosită drept probă în cazul în care se ajunge chiar la deschiderea unui proces.

De multe ori în Acordurile pentru Confidențialitate există clauze în care este specificată obligația de returnare/distrugere a documentelor cheie în cazul în care înțelegerea ia sfârșit. Dacă vrei chiar să fii sigur cu privire la respectarea acestei clauze, poți chiar să ceri o listă cu numele tuturor celor care au copii de pe documentul X sau Y.

4. Folosește parole și fișiere criptate 

Așa cum am mai spus, odată ce ai pierdut o informație/un document în online, nu mai există cale de întoarcere. Dar dacă îți criptezi fișierele, poți să le oferi accesul doar persoanelor autorizate de tine. Practic, fiecare fișier va fi protejat de o parolă, deci chiar dacă ar ajunge din greșeală pe mâinile cui nu trebuie, acea persoană nu se va putea folosi de ele cât timp nu îi trimiți și parola.

Nu uita să implementezi o politică de parole la nivelul companiei!

5. Informarea e cheia

Nu te încrede în ce știu ceilalți. Poate pentru tine sunt detalii banale, dar e foarte posibil ca staff-ul tău să nu cunoască cu adevărat pericolul implicat sau să nu cunoască nici măcar opțiunile pe care le au pentru o mai bună protecție. Din acest motiv este important ca pentru o mai bună administrare a datelor (și mai sigură!) să organizezi training-uri pentru oamenii din compania ta. Astfel, vor înțelege mai bine ce obligații au atunci când instrumentează date confidențiale și cum să le protejeze. 

Același lucru se aplică și pentru companiile cu care ai putea să iei contact. Asigură-te mereu că staff-ul companiei cu care colaborezi știe că ai de gând să le trimiți astfel de date, pentru a nu avea parte de surprize.

Te va interesa și: Acordurile de confidențialitate – așteptări vs realitate

6. Organizează o cameră de date 

Cameră de date… Hm, sau ”data room”. Practic, acea cameră pe care o vezi și în filmul despre Facebook, formată din multe calculatoare, circuite și multe, multe fire. Ce face acea cameră? Păstrează totul la un loc, compact, fără bătăi de cap. Astfel, în cazul unui atac informatic, e mai ușor să resetezi sistemul, mergând direct la sursă. Desigur, în 2019 totul se face deja virtual, deci această ”cameră” nici nu trebuie să aibă o bază materială, dacă deții un drive.

7. Dacă nu ai încredere în persoana căreia urmează să-i trimiți date confidențiale – NU O FACE! 

Știi că e și zicala aceea tipic românească ”Nimic nu se compară cu ce-ți faci cu mâna ta!”… Pe aceeași idee mergem și acum: Nu-ți face singur rău, dacă simți că ceva nu e în regulă! Dacă persoana cu care vrei să colaborezi îți dă bătăi de cap sau dacă îți transpiră palmele atunci când ești pe punctul de a apăsa ”send” acelui mail important, nu o face. E mai bine să fii precaut, decât să nu îți mai poți salva datele apoi. 

Știu, o să spui că poți oricând să introduci o cerere de chemare în judecată, dar să fim puțin realiști, datele tale sunt definitiv pe tot internetul și deși ai dreptul să primești despăgubiri în cazul nerespectării ”Acordului de Confidențialitate”, nu e deloc plăcut să fii nevoit să începi un proces pentru asta.

Dacă tot nu ai înțeles cum stă treaba cu acordul ăsta, poți lectura următorul document pentru a vedea ce trebuie să menționezi în viitorul ”Acord de Confidențialitate” pe care îl vei scrie.

Un asemenea model de acord îl găsești și la noi în magazin, mai exact aici.