Anularea unui eveniment din cauza COVID-19 – Care sunt consecințele?

eveniment anulat covid-19

Criza provocată de COVID-19 a făcut ca statul român să ia măsuri fără precedent cu scopul de a limita răspândirea virusului, inclusiv interzicerea adunărilor cu un număr mai mare de 3 persoane (cu anumite excepții) la apogeu. Așadar, aproape orice eveniment pe timpul pandemiei COVID-19 au fost anulate, reprogramate, mutate în on-line sau regândite, ceea ce a făcut ca întreaga industrie a evenimentelor și a jucătorilor implicați să fie sever afectată.

Chiar dacă din 15 mai 2020 suntem în stare de alertă, în primă fază nu se vor schimba foarte mult lucrurile pentru că adunările vor fi în continuare interzise. Se va putea trece treptat la o relaxare, dar până spre final de an, majoritatea evenimentelor vor fi anulate sau … făcute în altă manieră.

Mai exact, businessurile ce interacționează față în față cu consumatorii, responsabile pentru organizarea unui eveniment public la scară largă (cum ar fi concerte, conferințe și alte evenimente), nu doar că se confruntă cu posibilitatea ca respectivii clienți să anuleze, ci și cu probabilitatea, care deja a devenit o certitudine până cel puțin la finalul lunii mai, de fi nevoiți să își anuleze ei înșiși evenimentele.

Asta s-ar putea întâmpla prin propria decizie (de ex. dintr-o perspectivă de PR), pentru că un număr important de clienți au anulat rezervările sau pentru că guvernul ia măsuri de limitare a adunărilor cu un număr mare de participanți.

Dacă ai ajuns aici, înseamnă că într-un fel sau altul evenimentul tău este afectat de pandemia COVID-10, indiferent că vorbim de o decizie a autorităților, prin Ordonanțe Militare, hotărâri ale CNSSU, legi privind starea de alertă sau că ai decis tu să amâni organizarea evenimentului. Chiar dacă teoretic ai putea, la momentul scrierii acestui articol, să mai ții evenimente în aer liber 2 metri distanță între persoane, majoritatea evenimentelor au fost anulate sau trecute în on-line pentru a respecta regulile nescrise ale distanțării sociale.

Vezi și o altă perspectivă a industriei de evenimente, din partea agenției de vânzare a biletelor on-line. Radu Stroescu, de la blt.ro, una din primele trei platforme online de bilete, ne povestește ce a însemnat pentru ei anularea evenimentelor de către organizatori și cum au trebuit să facă față valului de cereri de rambursări din partea clienților.

În acest articol, o să găsești rezolvări la dilemele tale din aceste scenarii: ce ar fi bine să faci în cazul? Indiferent că vorbim de B2B (business-to-business) sau B2C (business-to-consumer), trebuie să-ți optimizezi afacerea și să iei cele mai bune decizii prin raportare la contextul dat. Iar când vorbim de consumatori, situația e chiar un pic mai complexă.

Update 18 05 2020: organizatorii unui eveniment anulat pot emite vouchere

Potrivit OUG 70/2020, pentru evenimentele și festivalurile ce urmau a fi susținute în perioada 8 martie – 30 septembrie 2020, sau în perioada în care se suspendă dreptul de organizare a evenimentelor și festivalurilor, dacă această dată depășește intervalul anterior menționat, urmează să se aplice următoarele reguli:

  • dacă un eveniment este anulat sau reprogramat, participantul la eveniment sau festival va putea folosi biletul de acces achiziționat, beneficiind de toate drepturile conferite de biletul de acces la data reprogramării evenimentului sau festivalului. Data reprogramării evenimentului sau festivalului nu poate depăși data de 30 septembrie 2021.
  • dacă un eveniment este anulat sau reprogramat sau nu se poate folosi biletul atunci când este reprogramat sau anulat acel eveniment, participantul la eveniment sau festival, participantul va primi din partea organizatorului un voucher pentru întreaga sumă plătită organizatorului, voucher ce va fi folosit pentru achiziționarea de produse sau servicii din gama oferită de către organizator, conform unui regulament detaliat comunicat de către organizator.
  • dacă voucherul nu este folosit pentru achiziționarea de produse sau servicii până cel târziu la data de 30 septembrie 2021, organizatorul va rambursa toate sumele pe care le-a primit din partea consumatorului până la 31 decembrie 2021.

Organizatorul evenimentul este obligat să ofere un termen de cel puțin 30 zile cumpărătorului de bilete pentru a opta între păstrarea valabilității biletului pentru evenimentul sau festivalul reprogramat sau transformarea lui în voucher cu valoare. După expirarea celor 30 de zile biletul devine automat valabil pentru ediția reprogramată a evenimentului sau festivalului respectiv.

Ce sunt clauzele de forță majoră?

Dacă nu ai auzit începând cu 16 martie 2020, de când s-a decretat starea de urgență, despre forța majoră, te numeri printre cei norocoși. Nu de alta, dar înseamnă că te-ai păzit de social media și articole care au fost peste tot pe acest subiect.

În mod normal, încălcarea de către o parte a obligațiilor sale contractuale, care rezultă din neexecutarea sau executarea tardivă a obligațiilor, va atrage răspunderea acelei părți pentru a-i plăti daune celeilalte, pentru a acoperi pierderile suferite ca urmare a neexecutării.

În schimb, dacă neexecutarea a fost cauzată de un eveniment în afara controlului lor, imprevizibil, invincibil și inevitabil (art. 1351 Codul Civil), iar acel eveniment este acoperit de o clauză contractuală de forță majoră (care de obicei include o listă de astfel de evenimente) sau cel puțin nu este înlăturată contractual forța majoră ca o cauză exoneratoare de răspundere, atunci partea ce nu și-a executat obligația ar putea să evite tragerea la răspundere.

Clauzele de forță majoră pot varia destul de mult atât în scop, cât și în efect, dar, în sens larg, acesta este motivul lor de existență, iar cu ocazia pandemiei de COVID-19, li se acordă o atenție deosebită. Ca să te lămurești, poți citi articolele noastre de aici:

Când este relevantă legislația privind drepturile consumatorilor?

În relația business-to-business lucrurile sunt mai clare, pentru că intri pe tărâm comercial, contractual și atunci te ghidezi după clauzele de acolo. Dar ce faci atunci când evenimentele tale se adresează publicului persoană fizică? Aici intervine legislația privind drepturile consumatorilor.

Legea privind drepturile consumatorilor este incidentă în toate contractele dintre comercianți și consumatori pentru bunuri, servicii sau conținut digital. Chiar și dacă ai ales altă legislație care să guverneze termenii și condițiile contractului, dacă ai activități în România și consumatorul este, de regula, rezident în România, tot va trebui să respecți legislația în domeniu. Și oricum, la nivel european legislația este destul de similară (a se citi aproape identică), deci cam tot aia e.

Ești ”vânzător” dacă oferi contra cost produse sau servicii, indiferent dacă produsele sunt produse de tine, importate, sau luate de la altcineva și indiferent dacă ești persoană fizică sau juridică.

Clientul tău este “consumator” dacă el sau ea este o persoană ce achiziționează produse că persoană fizică sau ca grup de asociații în afara unei activități profesionale.

Legea privind clauzele abuzive încheiate între profesioniști și consumatori (Legea 193/2000) stabilește reguli care să asigure că termenii și condițiile în contractele cu consumatorii sunt ușor de înțeles și echitabile; în caz contrar, comerciantul s-ar putea să nu se poată prevala de acele clauze. De asemenea, se interzice expres introducerea de clauze abuzive.

O clauză este considerată abuzivă dacă nu a fost negociată direct (că în cazul majorității contractelor standard/preformulate) ȘI nu satisface standardul bunei credințe și provoacă o inegalitate importantă dintre drepturile și obligațiile părților, în dauna consumatorului.

Despre cum recunoști clauză abuzivă poți citi mai multe aici.

Poate fi o clauză de forță majoră o clauză abuzivă?

O clauză de forță majoră este potențial abuzivă prin prisma Legii 193/2000, din punctul de vedere al efectelor sale asupra responsabilității părții care încearcă să se prevaleze de aceasta, dacă un comerciant obține un câștig sau un beneficiu nedrept prin invocarea acestei clauze, în dauna consumatorului care nu are drepturi contractuale echivalente.

Păstrarea ÎNTREGII sume revenite din vânzarea de bilete, în condițiile în care evenimentul nu a mai avut loc, este probabil să fie evaluată ca un câștig sau beneficiu nedrept; așa că, ar fi indicat pentru afacerile ce se bazează pe clauza de forță majoră în anularea unui eveniment să fie pregătite să returneze banii primiți de la consumatorii lor.

Dacă te bazezi pe forța majoră pentru anularea unui eveniment, ar fi bine să pregătești banii pentru retur și să îți iei un certificat pentru situații de urgență.

Certificat pentru situatii de urgenta

Este mai probabil să fie acceptate pe criteriul echitabilității clauzele de forță majoră care:

  • Nu sunt discreționare – adică, acestea operează doar în acele circumstanțe care fac imposibilă sau nepractică respectarea obligațiilor de către afacere;
  • Riscul de anulare îi este învederat consumatorului; dacă acesta este o posibilitate reală;
  • Specifică clar și punctual circumstanțele pe care clauza este făcută să le acopere, utilizând un limbaj comun și ușor de înțeles (este preferabilă sintagma “eveniment în afara controlului uman” în locul sintagmei “forță majoră”), și nu ar trebui să fie enumerate situații care ar putea fi controlate de comerciant, cum ar fi conflictele cu proprii angajați sau deteriorarea echipamentelor.

Alte clauze de anulare prevăzute de Legea privind clauzele abuzive

Alte drepturi unilaterale prin care poți anula fără a fi tras la răspundere și fără să fi obligat să dai banii înapoi, cel mai probabil vor fi considerate inechitabile, în special când astfel de clauze oferă posibilitatea afacerilor să anuleze după bunul plac, fără vreun motiv valid, și mai ales când consumatorului nu îi sunt conferite drepturi de o egală valoare și întindere.

Astfel de clauze ar trebui tratate cu prudență dacă intenționați să vă folosiți de ele.

Dacă termenii și condițiile tale nu includ o clauză de forță majoră sau clauza nu poate fi invocată datorită posibilului caracter inechitabil?

În acest scenariu, un business va fi nevoit să se prevaleze de impreviziune pentru a se elibera de obligațiile contractuale. Din păcate, instanțele interpretează acest caz foarte strict și este foarte probabil să își mențină interpretarea, cu atât mai mult cu cât este vorba de contextul business-consumator. Pentru mai multe informații despre această doctrină, citește aici.

Oricum ar fi, informează mereu consumatorii și clienții despre update-uri și ține-i la curent despre ce urmează să se întâmple.

Spre exemplu, din politica de retur a celor de la blt.ro pentru anularea unui eveniment, regăsim următoarele:

Iar spre exemplu cei de la Untold nu au decis anularea festivalului, ci schimbarea biletului pentru 2020 într-un bilet valabil oricând, pentru atunci când se va ține evenimentul.

eveniment untold

Ce facem când consumatorul încearcă să anuleze?

Deși biletele pentru spectacole sunt exceptate de la dreptul de returnare în 14 zile conform OUG 34/2014; în unele cazuri (dacă este vorba doar de o rezervare sau locul și data nu sunt stabilite de exemplu), atunci și biletele pot fi supuse termenului de 14 zile în care pot fi returnate fără vreo justificare.

Acest termen de 14 zile se calculează, în cazul biletelor, de la momentul plății online, întrucât acestea este momentul în care se realizează acordul de voință al părților.

Citește și: 9 lucruri pe care nu le poți returna când cumperi online.

Dacă nu este vorba despre o achiziție online (caz în care am avea un contract la distanță), din nou, foarte mult va depinde de ceea ce termenii și condițiile din contract spun, dacă clauzele relevante sunt echitabile și condițiile în care clienții își doresc să anuleze.

Dacă termenii și condițiile stabilite pentru consumatori oferă drepturi generoase de a anula, schimba sau reprograma, presupunând că acestea au fost incorporate corect, va trebui să le respecți. Dacă drepturile de anulare în favoarea consumatorului sunt limitate, în special în cazurile în care comerciantul are drepturi mai extinse de a anula, atunci posibilitatea prevalării de aceste cauze va depinde de măsura în care acestea respectă testul de echitabilitate al legislației în domeniu, în special al Legii privind clauzele abuzive.

Pe de altă parte, vorbind la general, consumatorii care anulează fără justificare (de exemplu, deoarece sunt pur și simplu precauți în privința participării), ceea ce provoacă pierderi pentru comercianți, nu se pot aștepta la o rambursare integrală a sumei plătita; în aceste cazuri consumatorul suportă riscul măcar parțial.

Situații mai complexe

Situația devine mai complicată atunci când consumatorul anulează pentru că:

a) au COVID-19 și sunt în carantină sau

b) nu vor avea posibilitatea de a călători către eveniment, pentru că transportul public nu mai funcționează (indiferent că nu mai funcționează din cauză că nu sunt destui oameni sănătoși pentru a opera autoturismele sau că a fost limitat de către guvern).

afacerea ta vs covid trusa prim ajutor

În acest caz nu există un răspuns clar. Foarte mult va depinde de cât de echilibrat este contractul (de exemplu, drepturi de anulare sunt oferite în mod egal ambelor părți), motivul exact pentru care consumatorul anulează, și circumstanțele extinse.

De exemplu, un consumator care nu poate participa deoarece se ferește să ia COVID-19 în situația în care Guvernul nu a stabilit încă măsuri de izolare a populației în zona respectivă, nu este prea diferit de orice altă situație în care un consumator este nevoit să anuleze din cauza unei probleme medicale, iar acesta, de obicei, este un risc suportat de consumator.

Pe de alta parte, în cazul în care consumatorul nu va participa deoarece guvernul a impus limite asupra transportului public, e posibil să ne aflăm deja în ipoteza scenariului de forță majoră în care tu, în calitate de comerciant, s-ar putea să fii nevoit să anulezi evenimentul oricum.

Check-list de final:

Până să iei o decizie, pune pe hârtie următoarele răspunsuri:

  1. pot să mut evenimentul în on-line? Este o măsură fezabilă? Trebuie să rambursez o parte din costuri?
  2. partenerii mei contractuali vor mai dori să lucreze cu mine dacă mut evenimentul în on-line?
  3. este un caz de forță majoră? Ce scrie în termeni și condiții că pot face?
    cum îmi este impactat cash-flowul?

Alte aspecte importante:

Sănătate și siguranță: Chiar și atunci când nu există o dispoziție oficială a Guvernului de a anula toate evenimentele publice, ar trebui să te gândești dacă să mergi sau nu mai departe. Dintr-o perspectivă de PR, ar cauza prejudicii de imagine dacă ar deveni cunoscut că virusul s-a răspândit la evenimentul tău. Și dintr-un punct de vedere legal, dacă un consumator se îmbolnăvește la un eveniment pe care îl organizezi și suferă diverse daune, tu ai potențial de a fi tras la răspundere pentru daunele cauze de neglijență în organizarea și desfășurarea evenimentului. Fii la zi cu orice recomandări și indicații emise de guvern și alte autorități relevante!

Furnizori/alte contracte cu terți: Ce alte contracte cu furnizori și terți (cum ar fi interpreți, muzicieni, speakeri, catering, locație, sunet, media, advertising etc.) va trebui să anulezi sau să suspenzi din cauza anulării unui eveniment? Ce drepturi de anulare sau suspendare a contractelor ai și care sunt consecințele asupra obligațiilor tale de plată în cadrul acestora? Ar trebui să verifici contractele cu furnizorii, dacă sunt relevante.

Asigurare: Ce acoperire de către asigurare ai dacă anulezi un eveniment? Ar trebui să verifici clauzele contractuale pentru a vedea dacă acestea ți-ar acoperi pierderile și eventualele obligații de rambursare a clienților sau a furnizorilor.

Amână: În loc de a anula evenimentul cu totul, este fezabilă/preferabilă amânarea acestuia până la o dată ulterioară?

AROC (și alte organizații din industrie): Pentru acele businessuri care sunt membre ale Asociației Române a Organizatorilor de Concerte și Evenimente culturale sau/și a altor entități din industrie, nu uitați de codul de practici ce are propriile sale reguli și standarde de servicii clienți la care trebuie să aderați ca membru.

Poza Josh Sorenson pe Pexels


La avocatoo.ro suntem specializați în industrii creative și știm ce înseamnă BTL și ATL. Scrie-ne și hai să stăm de vorba despre afacerea ta.