10 DOs and DONTs până la semnarea contractelor

10 sfaturi pentru semnarea contractelor

Semnarea unui nou contract este un moment memorabil. Se clădesc relații noi, apar oportunități și afacerea ta crește. Dar pașii pe care îi iei înainte de a semna sunt cruciali pentru a te asigura că nu vor apărea probleme în viitor. De aceea, ți-am pregătit un scurt ghid pentru a-ți ușura munca.

Cele mai bune practici (DOs)

1. Caută ajutor specializat

Poate cel mai important sfat pe care putem să ți-l dăm este să apelezi la serviciile unui avocat chiar de la începutul demersurilor. Nu doar că vei avea un partener cheie în momentele grele ale negocierii, dar un avocat ar putea să te sfatuiască cu privire la aspecte tehnice care ți-au scăpat. 

Un specialist care să te însoțească de la primii pași ar putea să te scutească de multe bătăi de cap după semnarea contractului!

Dar fii atent să alegi un profesionist specializat în drept comercial. Un avocat specializat în dreptul familie sau drept penal ar putea avea la fel de multe dificultăți ca tine la înțelegerea chestiunilor mai complicate. 

Prin urmare, e bine să cauți (și eventual chiar să găsești) acel profesionist care înțelege business-ul tău, de unde vrei să te duci și ce vrei să faci.

Cum zicea George Moroianu în podcastul de mai jos, un avocat ”can either make or break a deal”. Ascultă-l podcastul și vezi exact ce a contat pentru el în toată relația avocat client. 

2. Fă o cercetare serioasă 

În limbajul juridic numită „due diligence”, aceasta este o etapă esențială pentru a înțelege exact cu cine stai la masa negocierilor. 

Este imperios necesar să te informezi cu privire la background-ul firmei cu care dorești să închei contractul:  Ce realizări o recomandă? Au procese pe rol? Respectă complet prevederile legale, sau au un trecut mai „colorat”? Care le este situația financiară? 

Fără aceste informații te poți expune la niște riscuri uriașe și poți pierde chiar bani: te poți trezi că firma care trebuia să îți construiască noul sediu a dat faliment peste noapte. 

Totodată ar fi bine să te informezi și cu privire la persoanele cu care stai de vorbă și cele cu putere de decizie. Cu cât știi mai multe despre partenerul de discuții cu atât îți va fi mai ușor să conduci discuția pentru că vei știi care îi sunt scopurile.

Un instrumente foarte util este platforma dezvoltată de termene.ro. Aici găsești imediat datele despre societate, cine îi sunt administratorii, care îi este cifra de afaceri și cum a evoluat de-a lungul perioadei, ce număr de angajați are, pe ce poziție e în domeniul ei de activitate și mai mult, grație modului RedBill, poți vedea dacă cineva a raportat că nu și-a încasat banii de la firma respectivă.  

Nu în ultimul rând, cercetează piața pentru potențiali înlocuitori. Deși probabil ai făcut asta deja, este bine să ai o listă de alternative în cazul în care relația cu actualul partener se termină într-un mod neplăcut. Astfel, vei putea să te redresezi rapid, iar afacerea ta să nu sufere pierderi însemnate.

3. Înregistrează totul în scris

Vorba zboară, scrisul rămâne spuneau romanii. Nimic nu e mai adevărat când vine vorba de contracte. Pune în formă scrisă fiecare aspect pe care îl introduceți în contract. 

Nu te baza niciodată pe explicații sau garanții orale – va fi aproape imposibil să le demonstrezi în cazul unui litigiu. Și cel mai important nu accepta vreo modificare a contractului (prezentă sau ulterioară) pe cale orală. Always, always have it in writing.

Toate clauzele care devin obligatorii trebuie scrise. Asta înseamnă să incluzi toate obligațiile părților și să nu te bazezi „pe buna-credință”. 

Când vine vorba de cum le scrii, trebuie să ai în vedere următoarele aspecte:

  1. Folosește un limbaj cât mai simplu și mai clar. Cu cât sunt mai puțini termeni „avocățești” cu atât scad șansele să existe aspecte neclare sau interpretabile.
  2. Folosește fraze scurte. Pentru a elimina riscul ca înțelesul să se piardă între multele rânduri ale unei fraze lungi 
  3. Definește fiecare termen esențial. Nu pleca de la premisa că co-contractantul înțelege termenii la fel cum o faci tu. Introdu în contract definiții pentru a scăpa de orice dubiu.
  4. Pont: faptul că scrii în limbaj natural, adică fără termeni de ți se plimbă limba-n gură nu înseamnă că respectivul document nu-și produce efectele juridice.

Ba mai mult, fii proactiv și propune tu un draft de contract. Dacă vei veni tu cu propriul model vei fi din start în avantaj: vei putea să-l modelezi în prim fază cum îți este mai convenabil. Dacă partenerul de discuții este cel care aduce primul draft, nu vei mai putea decât să modifici termenii jocului, nu să îi și setezi. 

Citește și: Acordurile de confidențialitate-ce trebuie să știi despre ele?

4. Citește, citește și citește iar contractul (și înțelege-l)

Ar fi ideal ca după o primă sesiune de negociere să puteți semna deja contractul, dar din păcate în practică așa ceva nu se întâmplă. Contractul va trece de multe ori de la unul la altul și zeci și zeci modificări vor fi făcute până se va ajunge la o formă agreată de ambele părți. 

De asta este bine, ca short-list să:

  • lucrezi în track changes: nu doar tu, toată lumea care lucrează pe documentul respectiv;
  • să ții documentul într-un loc unde să fie la comun, shared: Google Drive, One Drive, DropBox etc., ca să nu ajungi la versiunea DocumentXZY v2_updatat_verificat_final_final_FINAL.pdf. 

Este important să citești contractul în întregime de fiecare dată. Astfel te poți asigura că nu sunt introduse noi clauze de care nu ai fost informat. NU merge niciodată doar „pe încredere”. Mai mult decât atât, doar citindu-l în întregime poți să înțelegi exact cum funcționează. 

Pont: nu lăsa semnături ”în alb” pe undeva ca să le atașeze cineva la paginile finale. Că e posibil să mai introducă și alte clauze pe acolo.

Când citești contractul fii atent la clauzele interpretabile și citește printre rânduri. Dacă nu ești în clar cu privire la scopul sau modul de aplicare al unor clauze, cere ajutorul unul specialist (dacă nu ai făcut-o deja) pentru a înțelege care e efectul lor. Și rescrie-le până te simți confortabil. Nu semna până ce nu ești ok cu asta.

În final, nu uita de lucrurile mici, ele fac diferența. Verifică să nu fie nicio greșeală în ceea ce privește date esențiale: preț, scadență, datele de identificare ale părților, penalități, cantitate, etc. Una e să fie 200 și alta 2.000.

Ai grijă la semnele de punctuație și la cuvintele de legătură: ori, și, sau, etc. O virgulă sau un „și” la locul nepotrivit pot schimba complet înțelesul frazei.

5. Clarifică toate detaliile 

Trebuie să clarifici și să înțelegi toate detaliile atât când vine vorba de negociere, cât și de contractul propriu-zis.

În cadrul negocierii

Este important să îți clarifici: care îți e obiectivul, la ce ești dispus să cedezi, care este obiectivul celeilalte părți, de ce documente ai nevoie pentru a face demersurile, etc

Fără acești parametrii bine definiți nu vei putea să conturezi o negociere de succes. 

Revenind la podcastul nostru cu ”un avocat can either make or break a deal”, multe negocieri au picat din cauza orgoliilor avocaților sau ale clienților care nu voiau ”să lase de la ei”. Într-o negociere important este ca părțile să ajungă pe aceeași lungime de undă, nu să-și măsoare la nesfârșit circumferința brandului.

În cadrul contractului

În primul rând, trebuie să înțelegi că este de dorit să pui întrebări cât mai multe și cât mai variate: co-contractantului, avocatului și oricărei alte părți implicate. 

Sfat: oricât, dar oricât de stupidă ți s-ar părea o întrebare, pune-o.

Cu cât pui mai multe întrebări cu atât conținutul contractului va deveni mai clar. Și este important să fie cât mai clar cu putință pentru că odată semnat nu va mai fi nimic de făcut pentru a-l schimba. 

În mod deosebit, este bine să clarifici următoarele aspecte înainte de a semna:

  1. Cum vei putea încheia contractul? O dată la care obligațiile contractuale se vor stinge este un must. Dar la fel de bine este necesar să ai o modalitate de exit dacă vei considera că situația nu te mai satisface. În cazul în care ai suficientă putere de negociere, încearcă să introduci o clauză de denunțare unilaterală – astfel vei avea posibilitatea să închei relația contractuală oricând vei dori 
  2. Cum vor fi soluționate situațiile care vor apărea pe parcurs? Multe variabile vor influența evoluția relației contractuale după semnare contractului, dar NU trebui să lași niciuna să te surprindă. Este bine să prevezi o soluție pentru oricare potențială problemă care poate apărea pentru a fi sigur că nu ești luat pe nepregătite și nu riști să apară disensiuni. Iarași, lasă loc de jonglare și stabilește noi KPI (indicatori) pe care să poți mula contractul.
  3. Vrei să introduceți o clauză de arbitraj? Arbitrajul devine o metodă din ce în ce mai populară de rezolvare a disputelor. Este rapid și presupune costuri reduse, iar deciziile luate de către Curțiile de Arbitraj se bucură de recunoaștere internațională. Noi recomandăm introducerea unei astfel de clauze. Dacă nu ești 100% convins, o bună practică este să consideră măcar introducerea ei. Dar e și mega scump pentru sume mici de recuperat.
  4. Există penalități? Penalitățile pot influența într-un mod major cum se va desfășura executarea contractului. De exemplu, dacă nu există penalități de întârziere, de ce s-ar grăbi co-contractantul să își îndeplinească obligațiile la termen? Este bine să fii în clar din start cu privire la existența și cuantumul acestora, pentru a ști exact cum te plasezi în relație. 

Te-ar putea interesa și: Coronavirus: cine suportă riscul privind executarea contractelor?

People Discuss About Graphs and Rates

Ce să NU faci niciodată (DONTs)

1. NU lua pur și simplu template-uri de pe internet

Se găsesc mii și mii de modele de contract pe internet, așa că de ce doar să nu iau unul de acolo? Răspunsul este simplu pentru că nu este făcut specific pentru nevoile tale. 

Un contract trebuie să reflecte la virgulă deciziile părților și dinamica dintre ele în situația dată. Chiar dacă un template de pe internet s-ar plia 80% pe situația ta, acel 20% ar putea să îți dea mari bătăi de cap. 

De aceea, chiar dacă vrei să folosești un template fii atent să adaugi clauzele particulare pe care le-ați convenit. Ideal ar fi ca de forma acestuia să se ocupe un profesionist, așa cum am menționat și mai sus. 

Noi la avocatoo.ro am creat documentele cât mai modular, astfel încât să le poți personaliza. Am inclus mereu exemple cât mai variate de completare, ca să știi exact cum ar trebui să construiești respectiva clauză încât să te ajute.

2. NU semna până nu citești și înțelegi 

Odată ce ai semnat e „game over”. Etapa de negociere s-a încheiat iar din acel moment contractul devine legea părților. Așa că trebuie să fii 100% sigur că vrei să semnezi contractul. Orice nelămurire a mai rămas, e momentul să o clarifici și să definitivezi detaliile. 

3. NU uita să incluzi suficiente garanții

În contextul unui contract pe termen mediu sau lung nu ai nicio certitudine că co-contractantul își va putea ține partea sa de înțelegere. De aceea, este necesar să introduci în contract suficiente garanții. 

Garanțiile și promisiunile (representations and warranties în engleză) sunt „promisiuni” făcute de părțile contractante care, în cazul în care sunt încălcate, atrag penalități însemnate. Este indicat să fie incluse cât mai multe posibil pentru că astfel te „acoperi” în cazul în care ceva merge prost cu partea co-contractantă: indiferent de situația acesteia, dacă garanțiile sunt încălcate vei primi despăgubiri care te vor ajuta să treci peste problema creată, sau, cel puțin, vor minimiza efectul negativ.

4. NU negocia prea rigid

Negocierea eficientă este cheia unui contract reușit. De aceea trebuie să știi la ce clauze să renunți pentru a obține avantaje din alte puncte de vedere.  Flexibilitatea este secretul oricărei negocieri.

Încearcă să fii empatic și să încerci să înțelegi care este scopul și unde sunt riscurile partenerului de negociere. Dacă reușești să intri în mintea lui vei putea ghida mult mai ușor discuția în favoarea ta. 

Dar pentru a face acest lucru ascultă mai mult decât vorbește. Dă timp celeilalte părți să-și expună punctul de vedere și viziune. Totodată fi atent la limbajul corporal și ce poate să însemne: mai mult de 75% din informații se transmit non-verbal. Dacă reușești să stăpânești acest limbaj, vei fi cu un pas mai aproape de a atinge rezultatul dorit al negocierii.

Person Playing Chess

5. NU semna până nu primești și o părere specializată. 

Pe același principiul cu primul DO, îți reamintim cât de important este să ceri ajutorul unui expert înainte de a semna. 

Chiar dacă nu ai un avocat la drepta ta pe durata negocierii, măcar înainte de a semna obține părerea unuia. Poți întreba totodată alți antreprenori care au experiență în încheierea contractelor de acest fel. Orice părere în plus, adusă de un ochi cu expertiză poate identifica aspecte care ți-au scăpat. Așa că nu ezita să ceri ajutor!

Pont: o să te gândești probabil că serviciile unui profesionist sunt scumpe. Depinde. Noi la avocatoo.ro mereu am înțeles constrângerile pe care le are un start-up. Poți să cauți printre prietenii tăi pe cineva care ar putea să te ajute.